Jesteśmy doświadczonym ekspertem, niezależnym producentem i kompetentnym Doradcą. Dowiedz się więcej o nas - naszej historii, strategii zrównoważonego rozwoju oraz wartościach, na których się opieramy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszej ofercie? Porozmawiać z naszym Przedstawicielem? Poznać możliwości nawiązania współpracy? Zapraszamy do kontaktu.

Mamy wiedzę, praktyczne doświadczenie oraz możliwości tworzące nasze unikalne know-how. Doradzamy naszym Klientom w zakresie aranżacji przestrzeni, dobierając efektywne rozwiązania i produkty. Poznaj wyzwania współczesnych biur i dowiedz się, jak wspólnie możemy na nie odpowiedzieć.

Każdy dobry projekt zaczyna się od pomysłu. Inspirujemy, dzielimy się wiedzą naszych ekspertów i pomagamy odnaleźć najlepsze rozwiązania. Poznaj nasze badania, artykuły i opinie.

Ewaluacja projektu zmiany biura

Wiele osób uważa, że gdy w ekspresie jest świeża kawa, drukarki zostały podłączone, a każdy pracownik ma przy czym i na czym usiąść, kończy się projekt nowego biura. W końcu po wielu trudach i przeprowadzce, która z założenia miała nie wpłynąć negatywnie na funkcjonowanie organizacji, można odpocząć. Jest to niewątpliwy sukces, jednak nie oznacza końca projektu.

Ewelina Solecka, Workplace Consulting Manager, Nowy Styl
Mikołaj Tarnawa, Workplace Research & Consulting Specialist, Nowy Styl

Projekt nowej przestrzeni biurowej jest ogromnym przedsięwzięciem pod względem finansowym, logistycznym i organizacyjnym. Do tego czasochłonnym. Czy po zakończeniu projektu nasze nowe biuro wspiera procesy, które nieustanie zachodzą wewnątrz organizacji? Czy cele, jakie postawiliśmy sobie na początku, zostały zrealizowane? Mamy nowe biuro i zazwyczaj więcej przestrzeni, ale jak to wpłynęło na komunikację pomiędzy działami? Jak na samopoczucie pracowników? Aby mieć w tych kwestiach pewność, należy dokonać tzw. ewaluacji.

Karol Olejniczak w książce Mechanizmy wykorzystania ewaluacji. Studium ewaluacji średniookresowych INTERREG III pisze, że ewaluacja to badanie, które ma na celu ocenę oraz informowanie o jakości i wartości badanego zjawiska. Organizacje skupione na realizowaniu celów biznesowych codziennie mierzą się z podejmowaniem decyzji, ocenianiem ich skuteczności, ewentualną koniecznością wprowadzenia zmian, a wszystko to, by wypracować największy zysk.

Nie inaczej powinno być z projektem nowej przestrzeni biurowej. To kolejny projekt biznesowy odnoszący się do działania organizacji, a niejednokrotnie istotny aspekt jej dalszego funkcjonowania i rozwoju. Decyzja o zmianie biura często zostaje wymuszona czynnikami zewnętrznymi, np. brakiem miejsca, zbliżającym się końcem umowy najmu. Wartością osiąganą dzięki realizacji projektu nowej przestrzeni biurowej będzie więc możliwość zatrudnienia nowych pracowników czy zmiana lokalizacji na bardziej prestiżową. A może da się osiągnąć coś więcej?
 

Projektowanie nowego biura to przede wszystkim próba funkcjonalnej odpowiedzi na podstawowe potrzeby organizacji.

Odpowiedź na potrzeby organizacji

Już na początku projektu nowego biura warto zastanowić się, jakie cele chcielibyśmy i możemy zrealizować oraz jakie potrzeby chcemy zaspokoić. Zadaj sobie pytania: Jak pracuje twoje obecne biuro? Jak przebiega komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami? Czy jest ona efektywna? Czy biuro jest komfortowe? Może pracownicy sygnalizują problemy, ale nigdy nie było czasu, by się nad nimi pochylić? Projektowanie nowego biura to nie tylko stworzenie designerskiej przestrzeni w modnych kolorach. To przede wszystkim próba odpowiedzi na podstawowe potrzeby organizacji.

Potrzeby, które są często sprzeczne, różne dla poszczególnych działów, wynikające z odmiennych stylów pracy, realizacji różnych obowiązków i sposobów zarządzania. Nakładają się na to jeszcze oczekiwania pracowników, którzy będą przecież głównymi beneficjentami nowego biura. Przestrzeń może w efektywny sposób wspierać procesy biznesowe, jakie zachodzą w organizacji, jednak nie będzie to możliwe, jeśli nie zostanie ona w taki sposób zaprojektowana.
 



Zadaj sobie pytania:

Jak pracuje twoje obecne biuro?

Jak przebiega komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami?

Czy jest ona efektywna?

Czy biuro jest komfortowe?

Może pracownicy sygnalizują problemy, ale nigdy nie było czasu, by się nad nimi pochylić?

Dyskusja pomiędzy pracownikami biurowymi


Pierwszym krokiem tworzenia projektu nowego biura powinno być zastanowienie się, czego oczekujemy od nowej przestrzeni, co może ona dać organizacji. Odpowiedź na to pytanie jest o wiele prostsza, kiedy pomaga udzielić jej osoba mająca świeże spojrzenie. Dlatego podczas projektowania nowego biura warto korzystać ze strategii Workplace. Zakłada ona powstanie projektu przestrzeni biurowej na podstawie badań i analiz przestrzeni pracy przeprowadzonych przez zewnętrznych konsultantów. Zyskujemy wtedy pewność, że w nowym biurze znajdą się rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji, co także korzystnie wpłynie na efektywność i komfort pracy.

Każde działanie biznesowe podlega ewaluacji. Warto, by projekt nowego biura też jej podlegał.

Ewaluacja – po co i jak

Przebieg procesu ewaluacji zależy od celów projektu nowego biura. W badaniu ewaluacyjnym możemy sprawdzić wiele aspektów: czy zamierzone cele projektu zostały osiągnięte, czy użytkownicy nowej przestrzeni dobrze się w niej czują, jak biuro na nich oddziałuje. W przypadku ewaluacji nakierowanej na budowanie wiedzy – jak przebiegał projekt, jak można go usprawnić i, zważywszy na specyfikę organizacji, na co zwrócić szczególną uwagę następnym razem, ponieważ prędzej czy później czeka nas kolejna przeprowadzka. W zależności od celów ewaluację przeprowadza się za pomocą jakościowych i/lub ilościowych metod badawczych. Są to badanie ankietowe, obserwacja uczestnicząca, wywiady, statystyczna analiza danych zastanych. Jeśli zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie badań i analiz przestrzeni pracy przed rozpoczęciem projektu, ewaluacja może także polegać na porównaniu wyników sprzed i po zmianie biura (tzw. pre- i post test).

Ewaluacja jako odpowiedzialność

Każde działanie biznesowe podlega ewaluacji. Warto, by projekt nowego biura też jej podlegał. Daje to mnóstwo korzyści. Dzięki ewaluacji dowiemy się, czy nasi pracownicy dobrze się czują w nowym biurze. Zostało ono zaprojektowane z uwzględnieniem ich potrzeb i sugestii, ale nie każde rozwiązanie, które dobrze wygląda na kartach projektu, sprawdzi się w rzeczywistości. Czasami wystarczy dokonać drobnej korekty w realizacji nowego biura, paru poprawek w wykończeniu czy wyposażeniu przestrzeni i poziom satysfakcji znacząco się poprawi. Niskim kosztem można przeprowadzić zmianę, która uchroni nas przed spadkiem efektywności pracy lub nawet zwiększeniem rotacji pracowników.

Sprawdzenie, czy pracownik jest zadowolony z nowego biura, niesie ze sobą jeszcze jedną korzyść – pozwala budować pozytywny wizerunek pracodawcy. Jednak wykazanie takiej troski o pracownika ma sens jedynie wówczas, gdy organizacja faktycznie zaangażuje się w proces ewaluacji i kolejnych zmian. Musi wykazać się gotowością do słuchania ludzi oraz do zaspokojenia ich potrzeb. Pytając ich o zdanie, zobowiązujemy się do wprowadzenia ewentualnych usprawnień.
 

Czy jesteś gotowy na ewaluację?
 

  • Czy został określony jej cel?

  • Czy dokonasz ewentualnych zmian w zrealizowanym już projekcie?

  • Czy posiadasz odpowiednie zasoby, by ją przeprowadzić?

  • Czy chcesz zaangażować osoby z zewnątrz do przeprowadzenia tego procesu?


Artykuł oryginalnie opublikowany na łamach miesięcznika Harvard Business Review Polska (02/2019)

Pliki Cookies

Chcemy, aby korzystanie z naszego Serwisu było dla Ciebie komfortowe. W tym celu staramy się dopasować wyświetlane treści do Twoich zainteresowań i preferencji. Jest to możliwe dzięki przechowywaniu w Twojej przeglądarce plików cookies oraz przetwarzaniu przez Nowy Styl sp. z o.o. (Administratora) oraz naszych zaufanych partnerów informacji mogących stanowić dane osobowe, w celach statystycznych, analitycznych i marketingowych. Przez dalsze korzystanie z naszego Serwisu, bez zmian ustawień w zakresie prywatności, akceptujesz zapisywanie plików cookies w Twoim urządzeniu końcowym oraz korzystanie z informacji w nim zapisanych. Pamiętaj, że zawsze możesz wyłączyć możliwość zapisywania plików cookies w ustawieniach Twojej przeglądarki oraz uzyskać dodatkowe informacje o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych oraz przysługujących Ci prawach w naszej Polityce Prywatności.

Witaj

Wygląda na to, że jesteś w Polsce. Nasza oferta różni się między krajami, więc jeśli chcesz poznać produkty dostępne w innym kraju, przełącz się na odpowiednią wersję strony:

Idź do góry